Facebook Messenger, telefonate, email, Whatsapp: i pazienti utilizzano tantissimi canali per contattare la tua struttura appesantendo il lavoro della segreteria del tuo centro medico.
La soluzione? Il sistema di gestione ticket di Hubspot Service: una piattaforma software con tutti gli strumenti per un servizio di assistenza ad hoc per centralizzare tutte le richieste dei pazienti, organizzare e gestire al meglio il lavoro del tuo staff e rispondere in tempi rapidi alle comunicazioni sia in fase di pre e post vendita dei tuoi servizi specialistici.
Come funziona il sistema ticketing di Hubspot service?
Il Service Hub di Hubspot, il software dedicato all'assistenza clienti, comprende una funzionalità molto utile per le strutture sanitarie: il sistema di gestione ticket.
Grazie al sistema di ticketing Hubspot puoi registrare, organizzare e tracciare i problemi e le richieste dei tuoi pazienti che arrivano da più canali in un'unica dashboard centralizzata ed accessibile da tutti i membri dello staff. I ticket possono essere assegnati a una persona o gruppo di persone; non solo, la funzione status del ticket ti dà velocemente una panoramica della priorità e dello stato di lavorazione della richiesta.
Immagine tratta da https://www.hubspot.com/
La forza del sistema di ticketing di Hubspot è quella di associare ogni comunicazione a un'anagrafica all'interno del CRM quando ne riconosce l'email, il telefono o altre informazioni identificative come ad esempio la ragione sociale, la partita IVA o il codice cliente. Sarà sufficiente aprire l'anagrafica del contatto per trovare tutti i ticket aperti, con il relativo storico e stato di lavorazione.
Un'altra caratteristica del sistema di ticketing è l'organizzazione dei ticket in una inbox condivisa con tutti gli utenti all'interno del CRM Hubspot con il vantaggio di avere sotto controllo tutti i ticket creati, in sospeso o anche i più vecchi, con lo storico di tutte le azioni e richieste effettuate dai pazienti o dai tuoi collaboratori.
Gestire le comunicazioni esterne ed anche interne è più veloce se le conversazioni e richieste sono contestualizzate e visibili da chi si occupa dell'assistenza clienti all'interno del centro medico, ospedale privato o poliambulatorio specialistico.
I vantaggi del sistema ticketing Hubspot per le strutture sanitarie
Alleggerire il carico di lavoro della segreteria e del personale sanitario all'interno di un'organizzazione medica consente di svolgere le attività in modo efficiente ed efficace, noi lo sappiamo bene e per questo aiutiamo i nostri clienti a migliorare la gestione delle comunicazioni e il flusso di lavoro, così che tu e i tuoi collaboratori possiate concentrarvi sui pazienti dando un eccellente servizio e attenzione alla soddisfazione del cliente. Quali sono quindi i benefici del sistema di ticketing Hubspot?
Organizzazione
Utilizzare un unico software per la gestione di tutti i ticket rende più veloce la risposta da parte degli operatori. Inoltre i ticket sono organizzati per categorie, priorità, nome cliente, proprietario del ticket.
Centralizzazione di tutti i canali comunicativi
Un paziente ti contatta nella chat della pagina Facebook, poi ti ricontatta via email e infine al telefono, creando confusione. Grazie al sistema di ticketing è possibile ottenere una visione globale e veloce di tutte le comunicazioni che raggiungono la struttura sanitaria e raccogliere tutte le informazioni del paziente nella sua anagrafica, lasciando all'operatore i dati necessari per rispondere velocemente e in modo corretto.Migliorare efficienza e velocità di risposta
Il sistema di ticketing consente di gestire rapidamente le richieste dei clienti, aumentando la soddisfazione e al tempo stesso dando la possibilità di gestire tempestivamente le richieste dei clienti, aumentandone così la soddisfazione, migliorare l’efficienza operativa e ridurre le perdite di tempo.
Automatizzare, misurare e migliorare l'assistenza clienti
Fra le funzionalità del sistema di ticketing utili per migliorare l'assistenza clienti è quella di impostare automatismi di risposta o di gestione per accelerare l'assistenza, rispondere anche quando la struttura è chiusa. Infine puoi misurare le attività di assistenza grazie alle dashboard in modo da evidenziare i problemi principali dei clienti e comprendere le performance degli operatori del servizio clienti.Cosa possiamo fare per le strutture sanitarie?
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